HP iPAQ 最強 ビジネス活用（その１）
最強ビジネスツールである手帳を超える機能
- スケジュール管理 （予定表）
- タスク(ToDo)管理 （仕事）
- アドレス管理 （連絡先）
- メモ
ポケットPCは、バーチカル(日)、ウィークリー（週）、マンスリー（月）他にイヤーが詳細に記入でき、タイムスパンの見渡しも可能
利用するポイントは、自分の仕事のサイクルをどの単位で管理するのがよいかということである。
情報量と１日に記入できる量（上記グラフ）
手書き手帳と比較したポイント
バーチカル(日)、ウィークリー（週）、マンスリー（月）他にイヤー（年）の順に情報量がおおくなり、手帳のサイズが大きくなる傾向がある。
手帳の１日分の書き込める量は、バーチカルが最も多く、ウィークリ、マンスリーになるとスペース的に書き込める量が減ってくる。
マンスリーで管理するほど、プロジェクトやイベントを設定するToDo（しなければならない仕事・タスク管理）も数が多くなってくる。
手帳であればこれらをすべて満たすなら、中型・大型の高機能なシステム手帳が必要になってくる。
PocketPCならば、ひとまとめに管理できる。
活用ポイント
- バーチカル管理：時間単位で人と会うアポイントメント入る営業職などにおススメ。
- ウィークリー管理：社内会議打ち合わせ、業者アポイント、商品発送など事務職を中心におススメ。
- 比較的長いスパンで計画を進める開発業務や管理職などにおススメ
ポケットPCの予定表
付属のOutlookについて特に説明は必要ないだろう。ＰＣのOutlookと大差はない。画面を参考にしてもらいたい。
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時間軸の表示は素早く切り替えが可能。横表示・縦表示と直観的に次の仕事が把握しやすい。
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基本的な使い方は、この日時への入力を行うだけで簡単に整理されていく。
日別（バーチカル）に記入できる項目は、必要な内容がほぼ網羅されてかつ自由に書き込みができるメモが入力用意されている。
ポケットPCはPCのOutlookの機能を引き継いでいる。
これら入力されたデータはPCとの連携も可能。むしろPCと連携させて使用するほうが格段に、利用頻度と価値が高まっていく。
電話などで急な問い合わせにも、カレンダーをめくる必要もなく自分の空き時間や仕事の配分を見渡せるためゆとりをもった仕事を計画できる。
タスク（ToDo）管理（仕事）
絶対に忘れてはならないToDo管理
比較的長期スパンで予定をこなす場合、マイルストーンが必ず発生する。マイルストーンとは、プロジェクトの中で特別なチェックポイントを示すタスクのこと。
中間報告日や立ち入り検査日といったような、目標となる行事をマイルストーンと呼び重要な管理ポイントである。
せっかく入力した仕事も忘れたり、それを達成できなければ意味がない。
ポケットPCのTodo管理では、うっかりミスをなくすためのアラーム表示機能やポケットPCのトップ画面（テーマ）にこれらを常時表示することが可能なため
ミスを少なくできるための工夫が凝らされている。
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ToDoのリスト表示も期限別・優先順位別・状態・件名・開始日別に並べ替えが可能。入力に必要な項目は網羅されている。
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予定表と同様にメモも装備、ポケットPCのトップ画面（テーマ）に標準でToDo件数が表示される。非表示も可能
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ToDoや予定表のアラーム機能は強力である。時刻を設定していれば目覚まし時計のように通知をしてくれる。この機能、お節介ともいえるがうっかり忘れるミスも減少することになるだろう。不必要な場合アラームを設定しないことも可能である。
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アドレス管理 （連絡先）
アドレス帳は、手帳の苦手な項目
アドレス帳管理は手帳では厄介な項目だ。
頻繁に更新される所属組織、役職、電話番号、また会社転籍などで一人の人間の連絡先管理は労力を要する項目の一つだ。
年度が変わり、手帳の交換を考えて、多くの手帳が、アドレス帳を切り離せるように構成されている。それでも長く使い込んだアドレス帳は、修正項目などが重なり合うこあとで、順番がバラバラになり検索もうまく機能しずらくなるのが
現状だろう。
この記事を書いている時点で、すでに登録連絡先は400を超えてしまっている。手帳で別冊アドレス帳管理にはもう戻れない。
ポケットPCのアドレス帳管理は取っても強力
下記の点から、ポケットPCがアドレス帳と相性が良い点が理解いただける。
- 更新に強いこと
- 追加登録しやすいこと。コピー＆ペーストで登録可能
- 検索に優れていること
- より多くの入力項目をサポートしていること
- バックアップがとれること
- データをエクスポートすることができ、再利用が可能なこと。
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連絡先は、ポケットPCのトップに配置されている。また連絡先は検索しやすいようにリストになっている。
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連絡先の項目は、十分すぎるほど多岐にわたる。Outlookと同様分類分けが可能だ。
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アドレス帳（ポケットPCでは連絡先）を使用するだけでも価値があるものと思っている。
アドレス帳にたまってくるデータを見ながら、ビジネスフローを考えることもあるだろう。
また、PocketPC用の通信カードを接続していれば、アドレス帳からすぐにメールを発信することが可能だ。
手軽にメールができるこの環境こそ、現代のビジネスツールとして重要なポイントではないだろうか。
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メモ機能
ポケットPCのメモ機能は電子ポストイットのようなもの
機能的には、ほぼ同一だが、使い勝手が異なるものがある。それがメモ機能である。
メモの利用は、記憶のために書き留めておく役目だが、手帳にボールペンで描く感覚で、ポケットPCに手書きをとらえていると期待はずれなことになる。
手書き手帳に比べると圧倒的に、不利である。まずは画面の大きさ、刻む文字の細かさ、柔らかい紙の上に書くのと、硬い液晶パネル状に固いスタイラスの先で
書くのでは、まったく異なる。手書きのメモはあくまでも、電話番号・住所・名前などの簡易的な走り書き程度のものと考えたほうがよい。もしサラサラとメモをしておきたい
ならば、ボイスメモのほうを利用するとよい。手書きに比べると圧倒的に楽である。
ポケットPCのメモの真価はPC連携にある。
書き味は手書きの手帳に負けるが、やはりメモも電子データとして保存されているためPC連携で確実にOutlookに取り込まれることになる。
手書きのものは画像データとして取り込まれ、テキストファイルで書いたメモはそのとおりに取り込まれる。
メモの役目はあくまで一時保存である。きちんと保存してまとめ上げる作業はPC上で行うほうが格段に効率がよい。
また、インターネット上の文書や業務ファイルデータをOutlookで整理すると同時にポケットPC内でも同期がとられる。メモは情報整理されてこそその利用価値が一層高くなる。
インターネット上の情報を素早く、メモとして保存するなど手書きでは到底まねできない活用が待っているのだ。
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メモについては、ポケットPCの画面をスタイラスでなぞる手書き、日本語入力SIPから入力するテキストメモ、内蔵マイクを利用したボイスメモの3種類が利用できる。
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手書きメモは画像データとして、ボイスメモは音声データ、テキストメモはテキストファイルすべて電子化され、PC連携での整理や再利用を待つことになる。
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実際の使用感として
ポケットPCの手書きメモはやはり貧弱である。簡単な単語を羅列する程度の使い方しかできない。
しかし本来の使い方は、PCを主体としてメモを編集する。PCから整理されたデータが自動連携でポケットPCへ取り込まれると
その価値は、数段高いものになっている。そうして整理されまとめられたメモは、アイデアノートに近い存在になっている。
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ポケットPCとはを最強のビジネスツールとして使い倒すには。（その１）
データ主義でなければ、使いこなせない
ポケットPC、あるいはPDA、モバイル端末をを購入したが、うまく活用できないといった相談が来ることがある。
この相談の多くは、データのエントリーが少ない、もしくはPCと接続していないことが多い。
PoketPCについては、このモバイルサイトでも紹介しているように、非常に高機能だ。この高機能を丹念に使い道をさぐっていくことに活用のだいご味がある。
積極的に使うためには、手帳同様肌身離さず携帯すること、気にかかるものはすべてデータエントリするくらいの気持ちがなければ十分な活用がなされないのではないかと考えている。
最強ツールの条件はビジネスのシステム手帳と全く同じ使い方をするのではなく、積極的にインターネットやPCと接続することではじめて利用価値が生まれてくる。
ポケットPCを単品で購入して、手帳と全く同じ使い方をするだけでは、手書きの手帳以下の活用になってしまう可能性があることを結論にお話ししておきたい。
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